Timesheet for SAP® solutions

Timesheet for SAP® solutions macht aus Ihren erfassten Zeiten Importdateien für zwei Ziele: SAP SuccessFactors® Employee Central und das Arbeitszeitblatt (Cross-Application Time Sheet, CATS) in SAP S/4HANA® Software oder SAP ERP. Sie laden CSV-Dateien herunter und importieren sie auf der SAP-Seite. An Ihr SAP-System wird nichts direkt gesendet, und Sie brauchen dort weder eine Schnittstelle noch einen API-Benutzer.

Timesheet ist kein Partner von SAP und nicht von SAP zertifiziert.

Pro-Plan

Timesheet for SAP solutions erfordert den Pro-Plan oder höher. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite Pläne.

Ziel wählen

Eine Installation schreibt Dateien für ein Ziel. Sie wählen es in den Einstellungen.

Ziel	Dateien	So kommen sie ins SAP-System
cats	Eine CSV-Datei mit Stunden je Person, Tag, Kontierungsobjekt und Leistungsart	Ihr SAP-Team lädt die Datei mit einem eigenen Ladeprogramm
successfactors	External Time Data (Arbeitszeit) und, wenn Sie es einschalten, Employee Time (genehmigte Abwesenheiten)	Sie laden sie im Admin Center unter Import and Export Data hoch

Bevor Sie beginnen

• Ein Timesheet-Konto mit Pro-Plan oder höher.
• Für eine Organisation: Administratorrechte in dieser Organisation. Der Export umfasst dann alle Mitglieder.
• Für ein persönliches Profil: Ihre Personalnummer im SAP-System Ihres Kunden. Eine Installation auf einem Profil exportiert nur Ihre eigenen Zeiten und unterstützt nur das Ziel CATS. Sie ist für Berater gedacht, die ihre Stunden in das CATS eines Kunden buchen.
• Die SAP-Schlüssel, die in der Datei stehen sollen: Personalnummern oder SuccessFactors-Benutzer-IDs, PSP-Elemente, Kostenstellen oder Innenaufträge sowie Leistungsarten oder Zeitarten. Alle Werte werden eingetippt, weil die Integration nichts aus SAP liest.
• Für CATS: ein Ansprechpartner in Ihrem SAP-Team. CATS hat keinen Standard-Dateiimport, die Datei braucht also ein Ladeprogramm auf der SAP-Seite. Siehe CATS-Datei laden.

Integration installieren

Öffnen Sie in der Web-App die Integrationen, wählen Sie Marktplatz durchsuchen und installieren Sie Timesheet for SAP® solutions für Ihre Organisation oder Ihr persönliches Profil. Einen Verbindungsschritt gibt es nicht, weil die Dateien heruntergeladen und nicht gesendet werden.

Die Integration hat vier Tabs: SAP® export, Einstellungen, Zuordnungen und Protokolle. Die Felder der Integration selbst sind englisch beschriftet.

Einstellungen eintragen

Wählen Sie auf dem Tab Einstellungen zuerst das Ziel. Alle Optionen werden für beide Ziele angezeigt, und der Titel nennt das Ziel, zu dem eine Option gehört.

Beide Ziele

• Target system: cats oder successfactors.

CATS

• Your personnel number: nur für ein persönliches Profil. Die Personalnummer, die das SAP-System Ihres Kunden für Sie verwendet. Organisationen ordnen ihre Mitglieder stattdessen auf dem Tab Zuordnungen zu.
• Company code: der Buchungskreis. Er steht in jeder Zeile. Leer lassen, wenn Ihr Ladeprogramm ihn nicht braucht.
• Cost object of a project: was Sie auf dem Tab Zuordnungen je Projekt eintragen. wbs für ein PSP-Element, costCenter für eine Empfängerkostenstelle, order für einen Innenauftrag. Der Wert bestimmt, welche Spalte gefüllt wird.
• Default activity type: die Leistungsart für Aufgaben ohne zugeordnetes Tag.
• Rows: day schreibt eine Zeile je Person, Tag, Kontierungsobjekt und Leistungsart. task schreibt eine Zeile je Aufgabe und Tag.
• Field separator, Decimal mark, Date format, Character set, Header row with column names, Text in quotes: das Dateiformat. Passen Sie es an Ihr Ladeprogramm an. Die Vorgaben sind Strichpunkt, Komma, YYYYMMDD, UTF-8, eine Kopfzeile und keine Anführungszeichen. Wählen Sie windows-1252 für ältere SAP ERP-Systeme, die kein UTF-8 lesen.

SuccessFactors

• Time recording: duration schreibt Stunden je Tag, für Mitarbeiter, die eine Dauer erfassen. clock schreibt Beginn und Ende sowie Pausen, für Mitarbeiter, die Uhrzeiten erfassen.
• Attendance time type: der externe Code der Zeitart für Aufgaben ohne zugeordnetes Tag. Leer lassen, um die Standard-Anwesenheitsart für Importe aus dem Zeitprofil des Mitarbeiters zu verwenden.
• Clock format: 12h, wenn die Person, die die Datei hochlädt, in SuccessFactors auf US-Englisch angemeldet ist, sonst 24h.
• Export approved absences: schreibt zusätzlich eine Employee-Time-Datei. Lassen Sie die Option ausgeschaltet, wenn Ihre Mitarbeiter Urlaub in SAP SuccessFactors Time Off beantragen, sonst werden Abwesenheiten doppelt gebucht.

Wählen Sie Speichern, um die Änderungen anzuwenden.

Daten zuordnen

Tragen Sie auf dem Tab Zuordnungen die SAP-Schlüssel zu Ihren Timesheet-Daten ein.

• Employees: die Personalnummer jedes Mitglieds für CATS oder die Benutzer-ID für SuccessFactors. Die SuccessFactors-Benutzer-ID ist nicht immer die Personalnummer. Wenn Sie ein Mitglied auslassen, verwendet die Integration die Mitarbeiter-ID aus dem Timesheet-Profil.
• Projects to cost objects (CATS): das PSP-Element, die Kostenstelle oder der Innenauftrag, auf den ein Projekt bucht, passend zu Cost object of a project in den Einstellungen.
• Tags to activity or time types: die CATS-Leistungsart oder die SuccessFactors-Anwesenheitsart, für die ein Tag steht. Eine Aufgabe mit mehreren zugeordneten Tags verwendet das erste. Die Liste zeigt die Tags, die Sie selbst sehen.
• Absence types (SuccessFactors): die Time-Off-Zeitart jeder Abwesenheitsart. Wird nur verwendet, wenn Sie genehmigte Abwesenheiten exportieren.

Sie müssen vor dem ersten Export nicht alles zuordnen. Der Export nennt fehlende Werte als Warnung:

• Ein Mitglied ohne Personalnummer oder Benutzer-ID wird übersprungen.
• Ein Projekt ohne Kontierungsobjekt wird mit leerem Kontierungsobjekt exportiert.
• Eine Abwesenheitsart ohne Zeitart wird übersprungen.

Ergänzen Sie den fehlenden Wert und starten Sie den Export erneut.

Export starten

Wählen Sie auf dem Tab SAP® export die Schaltfläche Create import file und geben Sie den ersten und letzten Tag des Zeitraums als YYYY-MM-DD ein.

Jeder Lauf zeigt:

• Download-Links für die Dateien. Die Links sind nur kurz gültig, laden Sie die Dateien also gleich herunter.
• Anzahl: die Zahl der Zeilen in allen Dateien, ohne Kopfzeilen.
• Warnungen: Mitglieder, Projekte oder Abwesenheitsarten, die der Export nicht zuordnen konnte, und weitere Hinweise zum Ergebnis.

Die Tabelle Previous exports listet Ihre letzten zwölf Läufe mit Ziel, Zeitraum, Dateien, Zeilen und Anzahl der Hinweise.

So wird die Zeit gezählt

• Die Stunden sind netto: Pausen werden abgezogen.
• Eine Aufgabe, die über Mitternacht läuft, wird um Mitternacht geteilt, und jeder Teil wird auf seinen Tag gebucht. Tage außerhalb des Zeitraums entfallen.
• Die Tage richten sich nach der Zeitzone, in der die Aufgabe erfasst wurde.
• Laufende Timer und gelöschte Aufgaben werden übersprungen.

Inhalt der Dateien

CATS

Dateiname: CATS_<from>_<to>.csv. Nur Arbeitszeit. Abwesenheiten sind nicht Teil der CATS-Datei.

Spalte	Inhalt
PersonnelNumber	Die Mitarbeiterzuordnung oder Ihre Personalnummer auf einem persönlichen Profil
CompanyCode	Company code aus den Einstellungen
TimeSheetDate	Der Tag im Datumsformat aus den Einstellungen
RecordedHours	Nettostunden mit zwei Dezimalstellen
WBSElement	Die Projektzuordnung, wenn das Kontierungsobjekt wbs ist
ReceiverCostCenter	Die Projektzuordnung, wenn das Kontierungsobjekt costCenter ist
InternalOrder	Die Projektzuordnung, wenn das Kontierungsobjekt order ist
ActivityType	Die Tag-Zuordnung oder die Standard-Leistungsart
TimeSheetNote	Die Aufgabenbeschreibungen der Zeile, mit ; verbunden und auf 40 Zeichen gekürzt

Alle drei Spalten für Kontierungsobjekte sind immer vorhanden, und nur die gewählte ist gefüllt. So bleibt der Aufbau gleich, wenn Sie die Einstellung ändern. Schlüssel werden nie gekürzt.

SuccessFactors External Time Data

Dateiname: ExternalTimeData_<from>_<to>.csv. Kommagetrennt, UTF-8, Datum als MM/DD/YYYY.

Spalten: userId, startDate, endDate, startTime, endTime, hours, timeType, category.

• Mit duration enthält jede Zeile die Stunden einer Person, eines Tages und einer Zeitart.
• Mit clock ist jede Aufgabe eine Zeile mit Beginn und Ende, und jede Pause ist eine weitere Zeile mit der Kategorie Break. Aufgaben zählen zu dem Tag, an dem sie beginnen.
• Ist keine Zeitart gesetzt, hat die Zeile die Kategorie Attendance, und SuccessFactors verwendet die Standard-Anwesenheitsart für Importe.
• Im Modus clock trägt eine Aufgabe, die über Mitternacht läuft, ein endDate. SuccessFactors importiert solche Zeilen nur mit dem Abonnement für Time Tracking. Der Export nennt sie als Warnung.

SuccessFactors Employee Time

Dateiname: EmployeeTime_<from>_<to>.csv. Kommagetrennt, UTF-8, Datum als MM/DD/YYYY.

Spalten: externalCode, userId, timeType, startDate, endDate, approvalStatus, fractionQuantity.

• Es werden nur genehmigte Abwesenheiten exportiert, jede mit ihrem vollen Beginn- und Enddatum.
• Eine Abwesenheit gehört zu dem Zeitraum, in dem sie beginnt. Ein monatlicher Export enthält dieselbe Abwesenheit also nie zweimal.
• externalCode ist timesheet- plus die ID der Abwesenheit in Timesheet. Wird dieselbe Abwesenheit erneut importiert, wird sie aktualisiert und nicht ein zweites Mal angelegt.
• fractionQuantity enthält die Stunden einer stundenweisen Abwesenheit an einem einzelnen Tag. Eine stundenweise Abwesenheit über mehrere Tage wird als ganze Tage exportiert und als Warnung genannt.

Der monatliche Lauf

Am ersten Tag jedes Monats um 06:00 Uhr UTC erstellt die Integration die Dateien für den Vormonat und trägt den Lauf in Previous exports ein. Öffnen Sie den Tab und laden Sie die Dateien herunter. Den Zeitplan schalten Sie auf dem Tab Auslöser aus.

In SAP SuccessFactors importieren

1. Öffnen Sie in SuccessFactors das Admin Center und gehen Sie zu Import and Export Data.
2. Laden Sie die Importvorlage für External Time Data aus Ihrem Tenant herunter und vergleichen Sie die Spalten mit der Datei aus Timesheet. Tun Sie dasselbe für Employee Time, wenn Sie Abwesenheiten exportieren.
3. Importieren Sie die External-Time-Data-Datei mit dem Datumsformat MM/dd/yyyy.
4. Importieren Sie die Employee-Time-Datei, wenn Sie Abwesenheiten exportieren.

Die Spalten folgen der Dokumentation von SAP. Tenants können sich unterscheiden. Starten Sie den ersten Import also mit einem kurzen Zeitraum und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie einen ganzen Monat importieren.

CATS-Datei laden

CATS hat keinen Standard-Dateiimport. Ihr SAP-Team lädt die Datei mit einem Programm auf seiner Seite, das einmal erstellt wird. Timesheet liefert die Datei und die Feldreferenz, nicht das Ladeprogramm.

Geben Sie Ihrem SAP-Team eine exportierte Datei und diese Feldreferenz. Die Spaltennamen folgen der SAP S/4HANA Cloud API API_MANAGE_WORKFORCE_TIMESHEET. Für On-Premise-Systeme nennt die Tabelle das passende Feld von BAPI_CATIMESHEETMGR_INSERT (Struktur CATSRECORDS_IN).

Spalte	Feld in CATSRECORDS_IN
PersonnelNumber	EMPLOYEENUMBER
CompanyCode	Kommt meist aus dem Erfassungsprofil
TimeSheetDate	WORKDATE
RecordedHours	CATSHOURS
WBSElement	WBS_ELEMENT
ReceiverCostCenter	REC_CCTR
InternalOrder	REC_ORDER
ActivityType	ACTTYPE
TimeSheetNote	SHORTTEXT

Bitten Sie Ihr SAP-Team, die Feldnamen an Ihrem System zu bestätigen und vor dem ersten echten Import eine Testdatei zu laden. Erwartet das Programm ein anderes Trennzeichen, Datumsformat oder einen anderen Zeichensatz, ändern Sie das Dateiformat in den Einstellungen.

SAP-Lizenzierung

Belege, die in einem SAP-System aus den Daten eines anderen Systems entstehen, können nach dem Modell Digital Access von SAP als Dokumente zählen. Ob das zutrifft, hängt von Ihrem SAP-Vertrag ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren SAP-Kundenbetreuer.

Integration entfernen

Verwenden Sie das Menü Aktionen in der Kopfzeile oder die Option Integration deinstallieren auf der Integrationsseite. Damit werden die Integration und ihre Zuordnungen in Timesheet entfernt. Bereits heruntergeladene Dateien sind nicht betroffen.

Fehlerbehebung

Der Export fragt nach Ihrer Personalnummer. Tragen Sie sie auf einem persönlichen Profil unter Your personnel number auf dem Tab Einstellungen ein.

Der Export meldet, dass SuccessFactors eine Organisation braucht. Das Ziel SuccessFactors funktioniert nur in einer Organisation. Wählen Sie auf einem persönlichen Profil cats als Ziel.

Ein Mitarbeiter fehlt in der Datei. Tragen Sie die Personalnummer oder Benutzer-ID unter Employees auf dem Tab Zuordnungen ein, oder hinterlegen Sie eine Mitarbeiter-ID im Profil.

Die Spalte für das Kontierungsobjekt ist leer. Ordnen Sie das Projekt unter Projects to cost objects (CATS) zu und starten Sie den Export erneut.

Eine Abwesenheit fehlt. Prüfen Sie, ob sie genehmigt ist, ob sie im Zeitraum beginnt und ob ihre Abwesenheitsart unter Absence types (SuccessFactors) eine Zeitart hat.

Ein Tag fehlt in der Zuordnungsliste. Die Liste zeigt die Tags, die Sie selbst sehen. Tags von Teams, in denen Sie kein Mitglied sind, erscheinen nicht.

SuccessFactors lehnt die Uhrzeiten ab. Prüfen Sie Clock format. Verwenden Sie 12h nur, wenn die Person, die die Datei hochlädt, auf US-Englisch angemeldet ist.

Umlaute sehen nach dem Laden der CATS-Datei falsch aus. Stellen Sie Character set auf den Wert um, den Ihr Ladeprogramm erwartet.

Bei allem anderen wenden Sie sich an support@timesheet.io und nennen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Timesheet-Kontos und den Namen Ihrer Organisation.

Siehe auch

• Integrationen: Integrationen installieren sowie API-Schlüssel und Webhooks verwalten.
• DATEV: Lohn- und Rechnungsexport für DATEV in Deutschland.
• BMD NTCS: Lohn- und Rechnungsexport für BMD NTCS in Österreich.
• Pläne: vergleichen, was jeder Plan enthält.

SAP, SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE oder ihrer verbundenen Unternehmen in Deutschland und anderen Ländern.