BMD NTCS

Die BMD NTCS-Integration macht aus Ihren Timesheet-Daten Importdateien für BMD NTCS, die Buchhaltungs- und Lohnsoftware der meisten österreichischen Steuerberater. Sie laden zwei Dateien herunter und geben sie an Ihre Kanzlei weiter: einen Buchungsimport mit Ihren Ausgangsrechnungen und einen Lohnimport mit Arbeitszeit, Überstunden, Abwesenheiten und Zulagen je Mitarbeiter. Es wird nichts direkt an BMD gesendet.

Business-Plan

Die BMD NTCS-Integration erfordert eine Organisation mit Business-Plan. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite Pläne.

Bevor Sie beginnen

• Eine Organisation in Timesheet mit Business-Plan oder in der Business-Testphase.
• Administratorrechte in dieser Organisation. Nur Administratoren können die Integration installieren, und sie lässt sich nicht auf einem persönlichen Profil installieren.
• Die Kontonummern, Steuercodes und Lohnarten von Ihrem Steuerberater. Die Integration schreibt genau das, was Sie hier eintragen, also holen Sie die Liste vorab ein.

Integration installieren

Öffnen Sie in der Web-App die Integrationen, wählen Sie Marktplatz durchsuchen und installieren Sie BMD NTCS Export für Ihre Organisation. Einen Verbindungsschritt gibt es nicht, weil die Dateien heruntergeladen und nicht gesendet werden.

Die Integration hat vier Tabs: BMD Export, Einstellungen, Zuordnungen und Protokolle.

BMD-Einstellungen eintragen

Tragen Sie auf dem Tab Einstellungen die Werte ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben.

• Firmennummer: die Firmennummer in BMD NTCS. Sie steht in jeder Zeile des Lohnimports.
• Buchungssymbol: das Symbol für Ausgangsrechnungen, üblicherweise AR.
• Erlöskonto 20 %, 10 %, 13 %, steuerfrei, Reverse Charge: das Erlöskonto je Steuersatz.
• Steuercode je Satz: die BMD-Steuercodes. Die Vorgaben sind gängige Werte, bestätigen Sie sie aber mit Ihrem Steuerberater.
• Debitorenkonto Standard: das Debitorenkonto für Kunden, die Sie noch nicht zugeordnet haben.
• Gutschriften: wie Gutschriften geschrieben werden. buchcode verwendet Buchcode 2 mit positiven Beträgen, negativ verwendet Buchcode 1 mit negativen Beträgen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, was der Import erwartet.
• Kostenstelle Standard und Filiale: optional, leer lassen, wenn Sie sie nicht verwenden.
• Stichwort Taggeld und Stichwort Nächtigungsgeld: ein Wort, das diese Zulagen in Ihren Ausgabenbeschreibungen kennzeichnet, zum Beispiel Taggeld. Leer lassen, um sie zu überspringen.
• Dateiformat: Zeichensatz, Feldtrenner, Dezimaltrennzeichen, Datumsformat, Kopfzeile und Anführungszeichen. BMD-Importdefinitionen werden je Installation eingerichtet, passen Sie diese Werte also an das an, was Ihr BMD-Betreuer konfiguriert hat. Die Vorgaben sind Windows-1252, Strichpunkt, Komma und TT.MM.JJJJ.
• Monatlicher Lauf: wählen Sie, welche Dateien der automatische Monatslauf erzeugt.

Wählen Sie Speichern, um die Änderungen anzuwenden.

Daten zuordnen

Legen Sie auf dem Tab Zuordnungen fest, welche BMD-Nummern zu Ihren Timesheet-Daten gehören. Alle Werte werden eingetippt, weil BMD keine Schnittstelle bietet, aus der sie gelesen werden könnten.

• Dienstverhältnisnummern: die Dienstverhältnisnummer jedes Teammitglieds in BMD Lohn. Lassen Sie ein Mitglied aus, verwendet die Integration die Personalnummer aus dem Timesheet-Profil.
• Lohnarten für Abwesenheiten: die BMD-Lohnart je Abwesenheitsart, zum Beispiel Urlaub oder Krankenstand.
• Lohnarten für Zeiten und Zuschläge: die BMD-Lohnart für Normalstunden, Überstunden 50 % und 100 %, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Taggeld und Nächtigungsgeld.
• Debitorenkonten: das Debitorenkonto je Kunde. Die Liste entsteht aus Ihren Rechnungen, ein Kunde erscheint also, sobald Sie ihm eine Rechnung gestellt haben.

Sie müssen vor dem ersten Export nicht alles zuordnen. Alles ohne Zuordnung wird übersprungen oder landet auf dem Standard-Debitorenkonto, und der Export führt es als Warnung auf. Tragen Sie die fehlende Nummer nach und starten Sie den Export erneut.

Export ausführen

Geben Sie auf dem Tab BMD Export den ersten und letzten Tag des Zeitraums ein und wählen Sie FIBU-Import erzeugen für die Rechnungen oder Lohnimport erzeugen für die Lohndaten. Der Zeitraum ist mit dem Vormonat vorbelegt.

Jeder Lauf zeigt:

• Download-Links für die Dateien. Die Links sind nur kurze Zeit gültig, laden Sie die Dateien also sofort herunter.
• Anzahl: die Zahl der Rechnungen oder Lohnzeilen in der Datei.
• Warnungen: Kunden, Mitarbeiter oder Lohnarten, die der Export nicht zuordnen konnte. Die Datei wurde trotzdem ohne sie erzeugt.

Die Tabelle Bisherige Exporte zeigt Ihre letzten zwölf Läufe mit Zeitraum, Anzahl und Zahl der Warnungen.

Was in den Dateien steht

FIBU-Import. Eine Zeile je Rechnung und Steuersatz mit Debitorenkonto, Erlöskonto, Rechnungsnummer, Datum, Steuercode, Brutto- und Steuerbetrag, Buchungstext, Fälligkeit und Kostenstelle. Gutschriften werden automatisch erkannt. Eine Rechnung mit zwei Steuersätzen ergibt zwei Zeilen.

Lohnimport. Eine Zeile je Mitarbeiter für Normalstunden, je eine je Überstunden- oder Zuschlagsart, eine je Abwesenheit mit eigenen Daten und eine je Zulage. Stunden werden mit zwei Nachkommastellen angegeben, Abwesenheiten in Tagen.

Eine Rechnung mit Belegdatum außerhalb des Zeitraums bricht den Export ab, statt eine Datei zu erzeugen. Das ist der häufigste Grund, warum BMD einen Import ablehnt, deshalb weist die Integration ihn vorab zurück. Prüfen Sie das Rechnungsdatum oder erweitern Sie den Zeitraum.

Der monatliche Lauf

Am ersten Tag jedes Monats um 06:00 Uhr erzeugt die Integration automatisch die Dateien für den Vormonat und trägt den Lauf in Bisherige Exporte ein. Öffnen Sie den Tab und laden Sie die Dateien herunter. Jede Datei lässt sich in den Einstellungen ein- oder ausschalten, den Zeitplan selbst schalten Sie auf dem Tab Auslöser ab.

In BMD NTCS importieren

Geben Sie die Dateien an Ihren Steuerberater weiter oder importieren Sie sie selbst in BMD NTCS mit der Importdefinition, die Ihr BMD-Betreuer eingerichtet hat. Spaltenreihenfolge, Steuercodes und Gutschriftenlogik in den Dateien folgen der BMD-Standard-Importstruktur. Bestätigen Sie das Layout vor dem ersten echten Import mit Ihrem BMD-Betreuer und passen Sie die Dateiformat-Einstellungen an, falls dessen Definition abweicht.

Integration entfernen

Verwenden Sie das Menü Aktionen in der Kopfzeile oder die Option Integration deinstallieren auf der Integrationsseite. Damit werden die Integration und ihre Zuordnungen in Timesheet entfernt. Bereits heruntergeladene Dateien sind nicht betroffen.

Fehlerbehebung

Die Schaltfläche zum Installieren fehlt oder ist ausgegraut. Die Integration braucht eine Organisation mit Business-Plan und Administratorrechte. Auf einem persönlichen Profil lässt sie sich nicht installieren.

Ein Kunde erscheint mit dem Standard-Debitorenkonto. Ordnen Sie den Kunden auf dem Tab Zuordnungen unter Debitorenkonten zu und starten Sie den Export erneut.

Ein Mitarbeiter fehlt in der Lohndatei. Tragen Sie die Dienstverhältnisnummer unter Dienstverhältnisnummern ein oder hinterlegen Sie eine Personalnummer im Profil.

Eine Abwesenheitsart fehlt. Tragen Sie ihre BMD-Lohnart unter Lohnarten für Abwesenheiten ein.

Der Export bricht mit einem Datumsfehler ab. Eine Rechnung im Ergebnis liegt außerhalb des Zeitraums. Korrigieren Sie das Rechnungsdatum oder ändern Sie den Zeitraum.

Umlaute sehen nach dem Import falsch aus. Stellen Sie den Zeichensatz in den Dateiformat-Einstellungen auf den Wert um, den Ihre BMD-Importdefinition erwartet.

Für alles Weitere wenden Sie sich an support@timesheet.io mit der E-Mail-Adresse Ihres Timesheet-Kontos und dem Namen der Organisation.

Siehe auch

• Integrationen: Integrationen installieren sowie API-Schlüssel und Webhooks verwalten.
• DATEV: derselbe Export für DATEV in Deutschland.
• Pläne: vergleichen Sie, was jeder Plan enthält.