DATEV

Die DATEV-Integration erzeugt die Dateien, die Ihr Steuerberater in DATEV importiert. Sie exportiert Ihre Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel im DATEV-Format und die erfasste Zeit, Abwesenheiten und Überstunden Ihres Teams als Lohnbewegungen für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Sie laden die Dateien herunter und geben sie an Ihre Kanzlei weiter. Es wird nichts automatisch an DATEV gesendet.

Business-Plan

Die DATEV-Integration erfordert eine Organisation im Business-Plan. Sie kann nicht auf einem persönlichen Profil installiert werden. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite Pläne.

Bevor Sie beginnen

• Eine Organisation in Timesheet im Business-Plan oder in einer Business-Testphase.
• Administratorrechte in dieser Organisation. Nur Administratoren können die Integration installieren.
• Ihre Beraternummer und Mandantennummer. Beide stehen auf jedem DATEV-Dokument Ihrer Kanzlei, oder fragen Sie dort nach.
• Für die Lohndaten: die Personalnummer jedes Mitarbeiters und die Lohnarten, die Ihre Kanzlei für Stunden, Überstunden und jede Abwesenheitsart verwendet.

Installieren

Öffnen Sie in der Web-App Integrationen, wählen Sie Marketplace durchsuchen und installieren Sie DATEV Export für Ihre Organisation. Die Integration hat vier Tabs: DATEV Export, Einstellungen, Zuordnungen und Protokolle.

Mandant einrichten

Füllen Sie im Tab Einstellungen zuerst den Bereich Mandant aus.

• Beraternummer und Mandantennummer: genau so, wie Ihre Kanzlei sie verwendet.
• Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04. Das bestimmt die vorbelegten Erlöskonten.
• Sachkontenlänge: in der Regel 4.
• Wirtschaftsjahresbeginn: Tag und Monat, zum Beispiel 01.01. oder 01.04.. Ein Zeitraum über zwei Wirtschaftsjahre ergibt eine Datei pro Jahr.
• Zeichensatz: Belassen Sie Windows-1252, außer Ihre Kanzlei verlangt UTF-8.
• Festschreibung: Lassen Sie sie aus, solange die Kanzlei die Dateien noch prüft.

Einstellungen für die Buchhaltung

Die Erlöskonten sind nach Kontenrahmen vorbelegt: Regelsteuersatz, ermäßigter Steuersatz, steuerfrei und Reverse Charge. Ändern Sie sie nur, wenn Ihre Kanzlei andere Konten verwendet. Der Sammeldebitor ist das Debitorenkonto für alle Kunden, die Sie noch nicht zugeordnet haben.

Einstellungen für den Lohn

• Lohnprogramm: LODAS oder LUG (Lohn und Gehalt). Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches sie einsetzt.
• Lohnart Arbeitsstunden: die Lohnart für die erfassten Stunden. Leer lassen, wenn die Kanzlei keine Stunden möchte.
• Lohnart Überstunden und Lohnart Minderstunden: Lohnarten für das Überstundenkonto des Zeitraums. Optional.
• Mandantennummer Lohn: nur, wenn der Lohn unter einem anderen Mandanten läuft.
• Stichwort Taggeld und Stichwort Nächtigungsgeld: Ausgaben, deren Beschreibung eines dieser Wörter enthält, zählen als dieses Taggeld oder Nächtigungsgeld. Tragen Sie unter Lohnart Taggeld und Lohnart Nächtigungsgeld die Lohnarten Ihrer Kanzlei ein oder lassen Sie die Lohnart leer, wenn Reisekosten nicht über den Lohn laufen.

Wählen Sie Speichern.

Lohnarten, Mitarbeiter und Kunden zuordnen

Verbinden Sie im Tab Zuordnungen Ihre Timesheet-Daten mit den Nummern Ihrer Kanzlei. Die Werte auf der rechten Seite werden eingetippt, nicht ausgewählt, weil sie von der Kanzlei kommen.

• Lohnarten: eine Lohnart pro Abwesenheitsart, zum Beispiel Urlaub oder Krankheit. Abwesenheitsarten ohne Lohnart bleiben im Export außen vor und erscheinen als Hinweis.
• Personalnummern: eine Personalnummer pro Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter bereits eine Mitarbeiter-ID in den Teammitglied-Einstellungen, wird diese verwendet und keine Zuordnung benötigt.
• Debitorenkonten: ein Debitorenkonto pro Kunde. Die Kundenliste entsteht aus Ihren Rechnungen der letzten 24 Monate. Kunden ohne Konto laufen über den Sammeldebitor.

Sie müssen die Tabellen nicht vor dem ersten Export ausfüllen. Starten Sie einen Export, lesen Sie die Hinweise, tragen Sie die fehlenden Nummern nach und starten Sie ihn erneut.

Buchungsstapel erzeugen

Geben Sie im Tab DATEV Export unter Buchungsstapel den Zeitraum ein und wählen Sie Buchungsstapel erzeugen. Vorbelegt ist der Vormonat.

Das Ergebnis zeigt die Anzahl der Buchungen, den Download-Link und alle Hinweise. Laden Sie die Datei sofort herunter: Der Link läuft nach zehn Minuten ab.

Jede Rechnung wird zu einer Buchungszeile: Bruttobetrag, Debitorenkonto gegen das Erlöskonto des Steuersatzes, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer in Belegfeld 1 und Kundenname im Buchungstext. Gutschriften werden im Haben gebucht. Reverse-Charge-Rechnungen gehen auf das Reverse-Charge-Konto und tragen die USt-IdNr. des Kunden.

Rechnungen, die der Export nicht buchen kann, erscheinen als Hinweis und werden ausgelassen: Rechnungen mit zweitem Steuersatz, Rechnungen in einer anderen Währung als EUR und Rechnungen mit einem Steuersatz, der weder dem Regelsteuersatz noch dem ermäßigten Satz entspricht.

Lohndaten erzeugen

Geben Sie unter Lohndaten den Zeitraum ein und wählen Sie Lohndaten erzeugen. Der Zeitraum ist normalerweise ein Kalendermonat.

• LODAS erzeugt zwei Dateien: Stammdaten mit Personalnummer und Name jedes Mitarbeiters und Bewegungsdaten mit einer Zeile pro Mitarbeiter und Lohnart.
• Lohn und Gehalt erzeugt eine Datei mit denselben Bewegungen.

Für jeden Mitarbeiter enthält der Export die erfassten Stunden, die Über- oder Minderstunden des Zeitraums, die genehmigten Abwesenheiten pro Lohnart und die Reisekosten: Ausgaben im Zeitraum, deren Beschreibung das Stichwort Taggeld oder Nächtigungsgeld enthält, werden pro Mitarbeiter summiert und als Betrag auf der passenden Lohnart übergeben. Mitarbeiter ohne Personalnummer werden ausgelassen und als Hinweis aufgeführt. Abwesenheiten, die vor dem Zeitraum beginnen oder nach ihm enden, werden anteilig nach den Tagen im Zeitraum gezählt und in den Hinweisen markiert.

Monatlicher Export

Der Trigger Monatlicher Export läuft am ersten Tag jedes Monats um 06:00 Uhr und erzeugt die Dateien für den Vormonat. Schalten Sie jede Ausgabe in den Einstellungen unter Monatlicher Lauf ein oder aus. Die Dateien erscheinen in der Tabelle der bisherigen Exporte im Tab DATEV Export und im Tab Protokolle.

In DATEV importieren

Geben Sie die Dateien an Ihre Kanzlei. Sie importiert den Buchungsstapel in DATEV Rechnungswesen unter Bestand, Importieren, ASCII-Daten und die Lohndateien in LODAS oder Lohn und Gehalt über den dort eingerichteten Import. Bitten Sie die Kanzlei vor dem ersten Echtimport, einen Monat in einen Testmandanten zu importieren und die Konten zu vergleichen.

Hinweise und ihre Lösung

Hinweis	Was zu tun ist
Kunde ohne Debitorenkonto	Kunden im Tab Zuordnungen eintragen oder den Sammeldebitor akzeptieren.
Rechnung mit zweitem Steuersatz	Rechnung in eine Rechnung pro Steuersatz aufteilen.
Steuersatz entspricht keinem konfigurierten Satz	Rechnung prüfen oder die Steuersätze in den Einstellungen anpassen.
Rechnung in Fremdwährung	Es werden nur EUR-Rechnungen exportiert.
Mitarbeiter ohne Personalnummer	Personalnummer im Tab Zuordnungen oder in den Teammitglied-Einstellungen eintragen.
Abwesenheitsart ohne Lohnart	Abwesenheitsart einer Lohnart zuordnen.
Keine Lohnart für Arbeitsstunden	Lohnart für Stunden in den Einstellungen setzen oder ignorieren, wenn keine Stunden benötigt werden.
Keine Lohnart für diese Reisekosten	Ausgaben haben ein Stichwort getroffen, aber die Lohnart dafür ist leer. Lohnart setzen oder das Stichwort leeren, wenn keine Reisekosten benötigt werden.
Abwesenheit nur teilweise im Zeitraum	Keine Aktion; die Tage im Zeitraum wurden gezählt.

Integration entfernen

Verwenden Sie das Menü Aktionen in der Kopfzeile oder Integration deinstallieren auf der Integrationsseite. Damit werden Einstellungen und Zuordnungen in Timesheet entfernt. Bereits heruntergeladene Dateien bleiben bei Ihnen.

Siehe auch

• Integrationen: Integrationen installieren sowie API-Schlüssel und Webhooks verwalten.
• BMD: dieselben Exporte für BMD NTCS in Österreich.
• Pläne: vergleichen, was jeder Plan enthält.