QuickBooks

Die QuickBooks-Integration verbindet Timesheet mit QuickBooks Online. Erfasste Zeit wird als Zeitaktivitäten zu QuickBooks synchronisiert, sodass Sie Kunden abrechnen und die Lohnabrechnung aus den Stunden erstellen können, die Ihr Team bereits erfasst hat, ohne sie doppelt einzugeben. Änderungen können in beide Richtungen fließen.

Pro-Plan

Die QuickBooks-Integration erfordert einen Pro-Plan oder höher. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite Pläne.

Bevor Sie beginnen

• Ein QuickBooks Online-Konto. QuickBooks Desktop wird nicht unterstützt.
• Administratorzugriff auf das QuickBooks-Unternehmen, damit Sie die Verbindung autorisieren können.
• Ein Timesheet Pro-Plan.

Installieren und verbinden

Öffnen Sie in der Web-App die Integrationen, wählen Sie Marktplatz durchsuchen und installieren Sie QuickBooks Online. Öffnen Sie die Integration und wählen Sie Verbinden, melden Sie sich dann bei Ihrem Intuit-Konto an, wählen Sie das QuickBooks-Unternehmen und autorisieren Sie den Zugriff.

Die Verbindung verwendet OAuth, sodass Timesheet Ihr QuickBooks-Passwort nie zu sehen bekommt. Nach dem Verbinden zeigt die Kopfzeile Verbunden und Sync aktiv an, mit Jetzt synchronisieren und einem Menü Aktionen. Die Integration ist in fünf Tabs gegliedert: Sync-Dashboard, Einstellungen, Auslöser, Zuordnungen und Protokolle.

Wählen, wie Zeit synchronisiert wird

Legen Sie auf dem Tab Einstellungen die Richtung und die Tarifquelle fest.

• Synchronisierungsrichtung: bidirectional (in beide Richtungen), timesheet-to-qb (nur von Timesheet zu QuickBooks) oder qb-to-timesheet (nur von QuickBooks zu Timesheet).
• Abrechnungstarif-Quelle: woher der verrechenbare Tarif für QuickBooks-Zeiteinträge stammt. quickbooks-service verwendet den Verkaufspreis des zugeordneten QuickBooks-Dienstes; timesheet-rate verwendet den für jede Aufgabe berechneten Timesheet-Tarif.

Wählen Sie Speichern, um die Änderungen anzuwenden.

Ihre Daten zuordnen

Ordnen Sie auf dem Tab Zuordnungen Ihre Timesheet-Daten QuickBooks zu. Nur zugeordnete Elemente werden synchronisiert.

• Projekte: Verknüpfen Sie jedes Timesheet-Projekt mit einem QuickBooks-Kunden oder -Projekt.
• Benutzer: Verknüpfen Sie jedes Timesheet-Teammitglied mit dem passenden QuickBooks-Mitarbeiter.
• Tarife: Verknüpfen Sie jeden Timesheet-Tarif mit einem QuickBooks-Dienst.

Wählen Sie + Hinzufügen, um in jedem Abschnitt ein Paar zu erstellen, und dann Speichern. Ordnen Sie Ihre Daten zu, bevor Ihr Team mit der Erfassung beginnt, damit jeder Eintrag korrekt zugeordnet wird.

Wann synchronisiert wird

Der Tab Auslöser steuert, was eine Synchronisierung startet. Sie können jeden Auslöser ein- oder ausschalten.

• Aufgabe geändert: synchronisiert task.create, task.update und task.delete zu QuickBooks, sobald sie eintreten.
• QuickBooks-Webhook: empfängt eingehende Änderungen an Zeitaktivitäten automatisch von QuickBooks.
• Geplante vollständige Synchronisierung: führt nach Zeitplan einen vollständigen Abgleich durch, standardmäßig täglich um 02:00 Uhr.
• Manuelle Synchronisierung: läuft, wenn Sie Jetzt synchronisieren oder Vollständige Synchronisierung ausführen wählen.

Synchronisierungen überwachen

Das Sync-Dashboard zeigt den Zustand der Integration: wie viele der letzten Läufe erfolgreich waren oder fehlgeschlagen sind, wie viele Elemente synchronisiert wurden, den Verbindungsstatus, die geplante Synchronisierungszeit und das letzte Synchronisierungsergebnis. Wählen Sie Vollständige Synchronisierung ausführen, um jetzt alles abzugleichen.

Der Tab Protokolle listet jeden Lauf mit Status, Auslöser, Datum und Dauer auf, sodass Sie genau sehen, was wann synchronisiert wurde.

Die synchronisierte Zeit nutzen

Sobald Ihre Projekte und Mitglieder zugeordnet sind, werden ihre Zeiteinträge als Zeitaktivitäten zu QuickBooks synchronisiert. Von dort aus können Sie Rechnungen aus den verrechenbaren Stunden erstellen, die Stunden in die Lohnabrechnung aufnehmen und Zeiterfassungen prüfen oder genehmigen. Bei bidirektionaler Synchronisierung fließen in QuickBooks vorgenommene Änderungen zurück zu Timesheet, sodass die Datensätze übereinstimmen.

Die Integration entfernen

Verwenden Sie das Menü Aktionen in der Kopfzeile oder die Option Integration deinstallieren auf der Integrationsseite. Dadurch werden die Integration und ihre Zuordnungen in Timesheet entfernt. Bereits synchronisierte Zeit bleibt in QuickBooks erhalten, entfernen Sie sie also dort, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Fehlerbehebung

Die Integration wird als getrennt angezeigt. Öffnen Sie die Integration und wählen Sie erneut Verbinden. Der OAuth-Zugriff kann nach einem langen Zeitraum ohne Synchronisierung ablaufen.

Zeit erscheint nicht in QuickBooks. Prüfen Sie, ob sowohl das Projekt als auch das Teammitglied zugeordnet sind und ob die Synchronisierungsrichtung Timesheet erlaubt, nach QuickBooks zu schreiben. Öffnen Sie den Tab Protokolle, um nach fehlgeschlagenen Läufen zu suchen.

Ein Kunde, Mitarbeiter oder Dienst fehlt. Vergewissern Sie sich, dass er noch in QuickBooks vorhanden ist, und aktualisieren Sie dann die Zuordnung, sodass sie auf den richtigen verweist.

Bei allen anderen Fragen wenden Sie sich an support@timesheet.io und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Timesheet-Kontos und den Namen Ihres QuickBooks-Unternehmens an.

Siehe auch

• Integrationen: Integrationen installieren und API-Schlüssel und Webhooks verwalten.
• Google Calendar: erfasste Zeit mit Google Calendar synchronisieren.
• Pläne: vergleichen, was jeder Plan enthält.