Export

Exportieren Sie Ihre Zeiterfassungsdaten in Excel- oder CSV-Dateien für Berichte, die Lohnabrechnung, die Kundenabrechnung oder die Archivierung. Die Exportfunktion bietet flexible Filter und eine anpassbare Feldauswahl, um genau den Bericht zu erstellen, den Sie benötigen.

Übersicht des Export-Bildschirms

Rufen Sie den Export-Bildschirm über das Hauptmenü auf, um Datenexporte zu konfigurieren und zu erstellen:

Der Export-Bildschirm bietet mehrere Konfigurationsoptionen:

Projektfilter

Auswahl: "Alle" (Standard)

• Alle: Aufgaben aus allen Projekten exportieren
• Bestimmte Projekte: Ein oder mehrere Projekte für den Export auswählen
• Nützlich zum Erstellen kundenspezifischer Berichte oder Projektzusammenfassungen

Zeitraum

Auswahl: "Gesamter Zeitraum" (Standard)

Wählen Sie den Datumsbereich für die exportierten Daten:

• Gesamter Zeitraum: Vollständige Historie exportieren
• Heute: Nur das aktuelle Datum
• Aktuelle Woche: Daten dieser Woche
• Aktueller Monat: Daten dieses Monats
• Aktuelles Jahr: Seit Jahresbeginn
• Benutzerdefinierte Zeiträume: Letzte Woche, letzter Monat, benutzerdefinierte Datumsbereiche

Dieselben Optionen wie bei der Aufgabenfilterung, die vollständige Liste finden Sie in der Aufgaben-Dokumentation.

Exportformat

Auswahl: "Excel (XLS)" (Standard)

Wählen Sie Ihr bevorzugtes Dateiformat:

• Excel (XLSX): Modernes Excel-Format (empfohlen)
• Excel (XLS): Älteres Excel-Format (für ältere Systeme)
• CSV: Kommagetrennte Werte (für maximale Kompatibilität)

Exportierte Felder

Navigation: "Exportierte Felder →"

Tippen Sie darauf, um anzupassen, welche Spalten in Ihrem Export erscheinen. Siehe Exportfelder anpassen unten.

Typfilter

Auswahl: "Alle" (Standard)

Nach Aufgabentyp filtern:

• Alle: Alle Eintragstypen
• Aufgabe: Nur Standard-Arbeitssitzungen
• Kilometer: Nur Reiseeinträge
• Anruf: Nur Telefonprotokolle

Statusfilter

Auswahl: "Keine" (Standard)

Nach finanziellem Status filtern:

• Keine: Keine Statusfilterung
• Verrechenbar / Nicht verrechenbar
• Bezahlt / Unbezahlt
• Verrechnet / Nicht verrechnet
• Ausstehend (verrechnet, aber nicht bezahlt)

Dieselben Optionen wie bei der Aufgabenfilterung, Details finden Sie in der Aufgaben-Dokumentation.

Export-Schaltfläche

Tippen Sie auf Exportieren, um die Datei zu erstellen und das Teilen-Menü zu öffnen.

Exportfelder anpassen

Tippen Sie auf "Exportierte Felder", um auszuwählen, welche Spalten in Ihren Export aufgenommen werden:

Verfügbare Felder

Aufgaben-Abschnitt:

• Nummer: Fortlaufende Aufgabennummer (standardmäßig deaktiviert)
• Datum: Datum der Aufgabe (standardmäßig aktiviert)
• Startzeit: Wann die Aufgabe begann (standardmäßig aktiviert)
• Endzeit: Wann die Aufgabe endete (standardmäßig aktiviert)
• abs. Dauer: Absolute Dauer einschließlich Pausen (standardmäßig aktiviert)
• rel. Dauer: Relative Dauer ohne Pausen (standardmäßig aktiviert)
• Gehalt: Gesamteinnahmen einschließlich Pausen (standardmäßig deaktiviert)
• rel. Gehalt: Einnahmen nur aus verrechenbarer Zeit (standardmäßig deaktiviert)
• Beschreibung: Beschreibungstext der Aufgabe (standardmäßig aktiviert)
• Standort: Adresse des Arbeitsorts (standardmäßig deaktiviert)
• Stimmung: Stimmungs-/Zufriedenheitsbewertung (standardmäßig deaktiviert)
• Verrechenbar: Kennzeichen für den Verrechenbarkeitsstatus (standardmäßig deaktiviert)

Weitere Felder folgen unten (scrollen Sie, um mehr Optionen für Pausen, Auslagen, Notizen, Tags usw. zu sehen)

Tipps zur Feldauswahl

Aktivieren (✓) Sie Felder, die Sie in den Export aufnehmen möchten Deaktivieren ( ) Sie Felder, die Sie ausschließen möchten

Häufige Konfigurationen:

Minimaler Bericht (für einen schnellen Überblick):

• Datum, Startzeit, Endzeit, rel. Dauer, Beschreibung

Abrechnungsbericht (für die Kundenrechnung):

• Datum, Beschreibung, rel. Dauer, rel. Gehalt, Verrechenbar

Detaillierter Bericht (umfassende Daten):

• Alle Felder aktiviert für vollständige Aufzeichnungen

Lohnabrechnungsbericht (für die Zeiterfassung):

• Datum, Startzeit, Endzeit, abs. Dauer, rel. Dauer

Export-Einstellungen

Konfigurieren Sie das Exportverhalten in den Einstellungen > Abschnitt Export:

Exportoptionen

Aufgabe nach Pausen aufteilen

• Wenn aktiviert, werden Aufgaben mit Pausen als separate Zeilen/Teilaufgaben exportiert
• Nützlich für eine detaillierte Pausenanalyse
• Standard: Deaktiviert

Datum und Uhrzeit anzeigen

• Steuert die Datums-/Uhrzeitformatierung in Exporten
• Standard: Deaktiviert

CSV-Trennzeichen

• Wählen Sie das Trennzeichen für CSV-Dateien
• Optionen: Komma (,), Semikolon (;), Tabulator usw.
• Standard: Komma (,)
• Wichtig für die regionale Excel-Kompatibilität

Exportordner

• Legen Sie den Standard-Zielordner für exportierte Dateien fest
• Tippen Sie auf "Ordner auswählen", um einen Speicherort zu wählen
• Dateien werden hier automatisch gespeichert

Dateinamenkonvention

• Steuert, wie Exportdateien benannt werden
• Optionen:
  • Projekttitel: Verwendet den Projektnamen (z. B. "Website_Redesign_2025-01-15.xlsx")
  • Datum: Verwendet das Exportdatum
  • Benutzerdefiniert: Definieren Sie Ihr eigenes Muster
• Standard: Projekttitel

Daten exportieren

Schritt-für-Schritt-Exportvorgang

1. Filter konfigurieren

   • Projekt(e), Zeitraum, Typ und Status auswählen
   • Genau auf das eingrenzen, was Sie benötigen

2. Felder anpassen (optional)

   • Auf "Exportierte Felder" tippen
   • Spalten nach Bedarf aktivieren/deaktivieren
   • Nach Abschluss auf Zurück tippen

3. Format wählen

   • Excel (XLSX/XLS) oder CSV auswählen
   • Berücksichtigen Sie die Software des Empfängers

4. Export erstellen

   • Auf die Schaltfläche Exportieren tippen
   • Die Datei wird erstellt und im Exportordner gespeichert

5. Datei teilen

   • Das Android-Teilen-Menü erscheint automatisch
   • Per E-Mail, Cloud-Speicher oder Messaging-Apps teilen
   • Oder für späteren Zugriff im Exportordner behalten

Teilen-Optionen

Nach dem Export können Sie:

• E-Mail: Direkt an Kunden oder die Buchhaltung senden
• Cloud-Speicher: In Google Drive, Dropbox, OneDrive hochladen
• Messaging: Über WhatsApp, Slack, Teams teilen
• Dateimanager: In bestimmten Ordnern speichern
• Drucken: An Drucker senden (falls verbunden)

Anwendungsfälle

Kundenabrechnung

• Nach Projekt und "aktuellem Monat" filtern
• Aktivieren: Datum, Beschreibung, rel. Dauer, rel. Gehalt
• Als Excel für professionelle Rechnungen exportieren

Lohnabrechnung

• Nach "Allen" Projekten und einem bestimmten Abrechnungszeitraum filtern
• Aktivieren: Datum, Startzeit, Endzeit, abs. Dauer, rel. Dauer
• Als CSV für den Import in Lohnabrechnungssoftware exportieren

Auslagenberichte

• Die exportierten Felder so konfigurieren, dass Auslagendaten enthalten sind
• Nach Datumsbereich filtern
• Mit der Buchhaltungsabteilung teilen

Projektanalyse

• Alle Daten für ein bestimmtes Projekt exportieren
• Alle Felder für eine umfassende Analyse aktivieren
• Excel für Diagramme und Pivot-Tabellen verwenden

Datensicherung

• Regelmäßig die Daten des "gesamten Zeitraums" exportieren
• Alle Felder aktivieren
• Zur Sicherheit in einem Cloud-Backup speichern

Steuervorbereitung

• Jahresdaten exportieren ("aktuelles Jahr")
• Gehalts- und Verrechenbarkeitsinformationen einschließen
• Dem Steuerberater zusammen mit anderen Steuerunterlagen bereitstellen

Formatempfehlungen

• XLSX: Für Excel-Nutzer (am häufigsten)
• XLS: Für ältere Excel-Versionen (vor 2007)
• CSV: Für den Import in andere Software (verwenden Sie das Trennzeichen Semikolon für europäisches Excel)