Datenexport
Erstellen Sie Berichte über Ihre Arbeitszeiten im Excel- oder CSV-Format zur Analyse oder zum Teilen.
Exportvorgang
- Öffnen Sie Export im Hauptmenü.
- Wählen Sie eine Vorlage aus oder legen Sie die Filter manuell fest:
- Bericht: Wählen Sie den Berichtstyp (Datenbericht, Nach Mitglied, Nach Projekt und weitere).
- Projekte: Wählen Sie die einzubeziehenden Projekte aus.
- Mitglieder: Filtern Sie nach Teammitgliedern.
- Typ: Filtern Sie nach Aufgabentyp.
- Zeitraum: Legen Sie den Zeitraum fest.
- Filter: Filtern Sie nach Aufgabenstatus (verrechenbar, verrechnet, bezahlt).
- Tags: Beziehen Sie nur Aufgaben mit bestimmten Tags ein.
- Wählen Sie im Bereich Exportierte Daten aus, welche Felder einbezogen werden sollen.
- Klicken Sie auf Bericht erstellen.
Bereich "Exportierte Daten"
Die rechte Seite des Exportbildschirms zeigt Ihre ausgewählten Felder:
- Grüne Häkchen kennzeichnen die einbezogenen Felder.
- Ziehen Sie Felder, um die Spalten im Export neu anzuordnen.
- Klicken Sie auf Felder hinzufügen, um alle verfügbaren Felder anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Alle hinzufügen, um jedes Feld einzubeziehen, oder auf Alle entfernen, um von vorne zu beginnen.
Optionen für das Dateiformat
| Format | Am besten geeignet für | Hinweise |
|---|---|---|
| Excel (.xlsx) | Detaillierte Analyse | Unterstützt Formeln, Formatierung und Bilder |
| Excel 1904 | Ältere Systeme | Mac-Kompatibilität |
| CSV | Datenbankimport | Leichtgewichtiges, reines Textformat |
Excel-Exporte können Bilder enthalten, die an Auslagen und Notizen angehängt sind. Fügen Sie Ihrem Export die passenden Bildfelder hinzu, um sie in die Tabelle einzubetten. Das CSV-Format unterstützt keine Bilder.
Zusätzliche Optionen
- Datenspalten zusammenfassen: Fügt eine Summenzeile für die Spalten Dauer und Gehalt hinzu.
- Name: Legen Sie einen benutzerdefinierten Dateinamen für den Export fest.
- Empfänger (E-Mail): Senden Sie den Bericht direkt an E-Mail-Adressen.
Exportvorlagen
Speichern Sie Ihre häufig verwendeten Exportkonfigurationen als Vorlagen. Eine Vorlage speichert alle Einstellungen mit Ausnahme des Zeitraums, sodass Sie bei einem wiederkehrenden Bericht nur noch die Daten auswählen müssen.
Klicken Sie oben rechts auf Exportvorlagen, um Ihre Vorlagen zu verwalten.
Eine Vorlage erstellen
- Klicken Sie auf Exportvorlagen und dann auf Neue Vorlage.
- Geben Sie einen Vorlagennamen ein, zum Beispiel "Monatlicher Kundenbericht".
- Konfigurieren Sie die Exporteinstellungen:
- Berichtstyp
- Filter für Projekte, Mitglieder und Typ
- Filter für Tags und Status
- Dateiformat (Excel oder CSV)
- Standard-Dateiname
- E-Mail-Empfänger
- Wählen Sie unter Exportierte Daten aus, welche Felder einbezogen werden sollen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Eine Vorlage verwenden
- Öffnen Sie auf dem Exportbildschirm das Dropdown-Menü Exportvorlage.
- Wählen Sie Ihre gespeicherte Vorlage aus.
- Die Einstellungen werden automatisch angewendet.
- Passen Sie den Zeitraum nach Bedarf an.
- Klicken Sie auf E-Mail senden oder laden Sie den Bericht direkt herunter.
Die aktuellen Einstellungen als Vorlage speichern
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Vorlage speichern neben dem Vorlagen-Dropdown, bevor Sie einen Bericht erstellen. Dadurch wird Ihre aktuelle Konfiguration als Vorlage gespeichert.
Benutzerdefinierte Felder
Erstellen Sie benutzerdefinierte Spalten für Ihre Exporte mit Text, Zahlen oder Excel-Formeln. Ein benutzerdefiniertes Feld kann auf vorhandene Datenfelder verweisen, um abgeleitete Werte zu berechnen.
Klicken Sie oben rechts auf Benutzerdefinierte Felder verwalten, um benutzerdefinierte Felder zu erstellen und zu verwalten.
Ein benutzerdefiniertes Feld erstellen
- Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder verwalten und dann auf Neues benutzerdefiniertes Feld.
- Geben Sie einen Namen für die Spaltenüberschrift ein.
- Wählen Sie den Typ:
- Text: statische oder dynamische Textwerte.
- Zahl: numerische Werte oder Berechnungen.
- Formel: Excel-Formeln für die exportierte Datei.
- Legen Sie den Geltungsbereich fest (Aufgabenebene).
- Geben Sie den Wert unter Verwendung von Feldverweisen ein.
- Legen Sie die Standardposition fest (niedrigere Zahlen erscheinen zuerst).
- Klicken Sie auf Speichern.
Feldverweise verwenden
Verweisen Sie in Ihren benutzerdefinierten Feldern mit geschweiften Klammern auf vorhandene Daten: {FIELD_ID}
Verfügbare Feldverweise:
| Verweis | Beschreibung |
|---|---|
{TASK_ID} | Eindeutige Aufgabenkennung |
{TASK_DATE} | Datum der Aufgabe |
{START_TIME} | Startzeit der Aufgabe |
{END_TIME} | Endzeit der Aufgabe |
{DURATION} | Dauer ohne Pausen |
{DURATION_WITH_BREAKS} | Gesamtdauer einschließlich Pausen |
{SALARY} | Berechnete Einnahmen |
{SALARY_WITH_BREAKS} | Einnahmen einschließlich Pausenzeit |
Klicken Sie im Bereich Verfügbare Feldverweise auf das Kopiersymbol neben einem Verweis, um ihn zu kopieren.
Beispiele für benutzerdefinierte Felder
Projekt und Beschreibung kombinieren:
- Typ: Text
- Wert:
{PROJECT_NAME}: {DESCRIPTION}
Einen Überstundentarif berechnen:
- Typ: Formel
- Wert:
={SALARY}*1.5
Eine feste Textspalte hinzufügen:
- Typ: Text
- Wert:
Completed
Berichtstypen
Der Berichtstyp steuert, wie Ihre Daten gruppiert werden und welche Vorlage verwendet wird. Berichtstypen fallen in zwei Gruppen: Zeitberichte und HR-Berichte.
Zeitberichte
Zeitberichte umfassen erfasste Aufgaben. Wählen Sie die Projekte, Mitglieder und weiteren Aufgabenfilter aus, um zu steuern, was einbezogen wird.
| Berichtstyp | Beschreibung | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Datenbericht | Rohe Zeiteinträge | Detaillierte Prüfung |
| Daten gruppiert nach Mitglied | Zeiteinträge gruppiert nach Teammitglied | Individuelle Leistung |
| Daten gruppiert nach Projekt | Zeiteinträge gruppiert nach Projekt | Projektanalyse |
| Teammitglieder-Zusammenfassung | Aggregierte Summen pro Mitglied | Manager-Übersicht |
| Projektzusammenfassung | Konsolidierte Projektdaten | Kundenberichte |
HR-Berichte
HR-Berichte umfassen Überstunden, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche einer gesamten Organisation. Sie wählen eine Organisation anstelle von Projekten aus, und diese Berichte stehen Inhabern und Managern von Organisationen zur Verfügung.
HR-Berichte erfordern ein Business-Plan-Abonnement und sind nur verfügbar, wenn Sie den Bericht für eine Organisation erstellen.
| Berichtstyp | Beschreibung | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Überstundendaten | Über- und Unterstunden pro Mitglied und Zeitraum, mit Sollstunden, tatsächlichen Stunden und Zuschlägen | Lohnabrechnung und Überstundenerfassung |
| Überstunden-Mitgliederzusammenfassung | Überstundensummen pro Mitglied über den ausgewählten Zeitraum | Überstundenübersicht |
| Abwesenheitsdaten | Einzelne Abwesenheiten mit Art, Daten, Tagen und Genehmigungsstatus | Abwesenheitsnachweise |
| Abwesenheits-Mitgliederzusammenfassung | Abwesenheitssummen pro Mitglied, einschließlich der Anzahl genehmigter, ausstehender und abgelehnter Abwesenheiten | Abwesenheitsübersicht |
| Urlaubskontodaten | Jährlicher Urlaubsanspruch mit genutzten, ausstehenden und verbleibenden Tagen pro Mitglied | Urlaubsplanung |
Tipps
- Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Berichte, zum Beispiel wöchentliche Stundenzettel oder monatliche Kundenrechnungen.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für berechnete Spalten, die Ihr Buchhaltungssystem benötigt.
- Verwenden Sie bei großen Datenmengen das CSV-Format für eine schnellere Verarbeitung.
- Wenn ein per E-Mail versendeter Bericht nicht ankommt, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Berichte werden von report@timesheet.io versendet.