Organisation

Eine Organisation bildet die Struktur Ihres Unternehmens in Timesheet ab. Sie verbindet Ihre Teams, Mitglieder, Verträge und Konten an einem Ort.

Business-Plan

Organisationsfunktionen erfordern ein Business-Abonnement.

Teams

Teams fassen Mitglieder und Projekte zusammen. Sie können Teams für Abteilungen, Kunden oder jede beliebige Struktur erstellen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Jedes Team hat seine eigenen Projekte und Mitglieder. Ein Projekt gehört zu genau einem Team und kann nach der Zuweisung nicht mehr verschoben werden.

So erstellen Sie ein Team:

1. Gehen Sie zu Organisationen und wählen Sie Ihre Organisation aus
2. Klicken Sie auf + Neues Team
3. Geben Sie einen Teamnamen ein
4. Fügen Sie Projekte und Mitglieder hinzu

Mitglieder

Mitglieder sind die Personen in Ihrer Organisation. Sie laden sie per E-Mail ein und weisen sie Teams und Projekten zu.

So fügen Sie ein Mitglied hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihrer Organisation und öffnen Sie den Bereich Mitglieder
2. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen
3. Geben Sie E-Mail-Adresse, Name und Mitarbeiter-ID ein
4. Weisen Sie sie einem oder mehreren Teams zu
5. Legen Sie ihre Berechtigungsstufe für jedes Team und Projekt fest
6. Klicken Sie auf Speichern

Wenn die Person bereits ein Timesheet-Konto hat, erhält sie sofort Zugriff. Andernfalls erhält sie eine E-Mail-Einladung.

Berechtigungen

Berechtigungen steuern, was jedes Mitglied sehen und tun kann. Sie werden auf zwei Ebenen festgelegt: Team und Projekt.

Teamrollen

Rolle	Was sie tun können
Mitglied	Zeit für zugewiesene Projekte erfassen
Manager	Teammitglieder verwalten, Projekte erstellen, Tags und Tarife hinzufügen
Inhaber	Vollständige Kontrolle einschließlich Löschen des Teams

Projektrollen

Rolle	Was sie tun können
Mitglied	Eigene Aufgaben erstellen und ansehen
Manager	Alle Aufgaben ansehen und bearbeiten, Mitglieder zum Projekt hinzufügen
Inhaber	Vollständige Kontrolle einschließlich Löschen des Projekts

Verträge

Verträge legen die Arbeitsbedingungen für jedes Mitglied fest. Sie definieren Arbeitszeiten, Stunden und Ansprüche.

So erstellen Sie einen Vertrag:

1. Gehen Sie zu Organisationen > Ihre Organisation > Verträge
2. Klicken Sie auf Vertrag erstellen
3. Wählen Sie das Mitglied aus
4. Legen Sie den Vertragszeitraum fest (Start- und Enddatum)
5. Konfigurieren Sie die Arbeitsbedingungen:
   • Arbeitstage (z. B. Montag bis Freitag)
   • Wochenstunden und Tagesstunden
   • Pausenvorgaben
6. Legen Sie Ansprüche für Urlaub, Krankheit und Überstunden fest
7. Verknüpfen Sie ein Beschäftigungsmodell und eine Feiertagssammlung
8. Klicken Sie auf Speichern

tipp

Verwenden Sie Beschäftigungsmodelle, um wiederverwendbare Vorlagen für gängige Vertragsarten (Vollzeit, Teilzeit usw.) zu definieren. Gehen Sie zu Organisationen > Ihre Organisation > Beschäftigungsmodelle, um sie zu verwalten.

Feiertagssammlungen

Feiertagssammlungen legen die Feiertage fest, die für einen Vertrag gelten. Verschiedene Verträge können je nach Region oder Land unterschiedliche Feiertagssammlungen verwenden.

Verwalten Sie Feiertagssammlungen unter Organisationen > Ihre Organisation > Feiertagssammlungen.

Konten

Konten zeigen, wie viel Urlaub und Überstunden jedem Mitglied zur Verfügung stehen, genommen wurden und verbleiben.

Urlaubskonten

Urlaubskonten werden pro Vertrag und pro Jahr berechnet. Sie finden sie unter Organisationen > Ihre Organisation > Urlaubskonten.

Jedes Konto zeigt:

• Anspruchstage aus dem Vertrag
• Übertragene Tage aus dem Vorjahr
• Zusätzliche Tage (manuell gewährt)
• Genommene Tage (genehmigte Abwesenheiten)
• Ausstehende Tage (Abwesenheiten, die auf Genehmigung warten)
• Verbleibende Tage

Überstundenkonten

Überstundenkonten erfassen die geleisteten Stunden im Vergleich zu den Sollstunden pro Zeitraum. Sie finden sie unter Organisationen > Ihre Organisation > Überstundenkonten.

Jedes Konto zeigt:

• Sollminuten für den Zeitraum
• Ist-Minuten (tatsächlich geleistet)
• Über- oder Unterstunden
• Ausgeglichene Minuten (Freizeit oder Auszahlung)
• Verbleibender Saldo

Überstundenkonten können als PDF-Berichte exportiert werden.