Verträge
Ein Vertrag ist die Beschäftigungsvereinbarung zwischen einem Mitglied und Ihrer Organisation. Er legt die Arbeitszeiten, das Gehalt, den Urlaubsanspruch und die Überstundenregeln fest, die Timesheet zur Berechnung von Sollwerten, Salden und Compliance in der gesamten App verwendet.
Verträge erfordern ein Business-Plan-Abonnement.
Warum Verträge wichtig sind
Der Vertrag ist die zentrale Quelle für die Beschäftigungsbedingungen eines Mitglieds. Andere Funktionen greifen automatisch darauf zu:
- Abwesenheitsverwaltung nutzt Urlaubs- und Krankheitstage, um den Urlaubssaldo des Mitglieds zu berechnen
- Überstunden vergleicht die erfassten Stunden mit den wöchentlichen und täglichen Sollwerten des Vertrags
- Compliance nutzt Pausenregeln, den Feiertagskalender und das Beschäftigungsmodell, um Verstöße gegen Ruhezeiten und Ersatzruhetage zu erkennen
- Berichte und Exporte verwenden Gehalt und Währung für finanzielle Zusammenfassungen
Ohne aktiven Vertrag können diese Funktionen keine Ergebnisse für das Mitglied liefern.
Verträge verwalten
Verträge werden von Administratoren der Organisation unter Organisationen > Ihre Organisation > Verträge verwaltet.
Die Vertragsliste zeigt jeden Vertrag in der Organisation mit dem zugehörigen Mitglied, den Gültigkeitsdaten, den Wochenstunden und dem Status. Verwenden Sie den Statusfilter oben, um die Liste auf einen bestimmten Status einzugrenzen.
Einen Vertrag erstellen
- Gehen Sie zu Organisationen > Ihre Organisation > Verträge
- Klicken Sie auf Neuer Vertrag
- Wählen Sie das Mitglied aus, für das der Vertrag gilt
- Füllen Sie die Vertragsabschnitte aus (siehe unten)
- Klicken Sie auf Speichern
Neue Verträge beginnen im Status Entwurf. Aktivieren Sie den Vertrag, sobald er in Kraft treten soll.
Vertragsabschnitte
Das Vertragsformular ist in fünf Abschnitte gegliedert.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Eine beschreibende Bezeichnung für den Vertrag (z. B. „Vollzeit 2026“). |
| Gültig ab | Das Datum, an dem der Vertrag in Kraft tritt. |
| Gültig bis | Das Enddatum. Für einen unbefristeten Vertrag leer lassen. |
| Land | Das Land der Beschäftigung. Wird für Feiertagsregeln und Vorschriften verwendet. |
| Region | Optionaler Bundesland- oder Regionalcode. |
| Zeitzone | Die Arbeitszeitzone des Mitglieds. Wird bei der Berechnung von Tagesstunden und Ruhezeiten verwendet. |
Arbeitszeit
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitstage | An welchen Wochentagen das Mitglied arbeiten soll. |
| Wochenstunden | Gesamt-Sollstunden pro Woche. |
| Tagesstunden | Standard-Sollstunden pro Arbeitstag. |
| Pausenminuten | Mindestpause, die ab Erreichen des Schwellenwerts erforderlich ist. |
| Pausenschwelle | Arbeitsminuten, nach denen die Pause verpflichtend wird (z. B. 360 = nach 6 Stunden ist eine Pause erforderlich). |
| Wochenbeginn | Mit welchem Tag die Arbeitswoche beginnt. Beeinflusst, wie Wochensummen gruppiert werden. |
Gehalt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gehaltstyp | Monatlich, jährlich oder stündlich. |
| Gehaltsbetrag | Der pro Zeitraum oder pro Stunde gezahlte Betrag. |
| Währung | Dreistelliger Währungscode (z. B. EUR, USD). |
Abwesenheit
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Urlaubstage jährlich | Für das Jahr gewährte Urlaubstage. Bestimmt den Urlaubssaldo des Mitglieds. |
| Übertragene Urlaubstage | Aus dem Vorjahr übertragene Tage. |
| Bezahlte Krankheitstage | Pro Jahr verfügbare bezahlte Krankheitstage. |
Überstunden und Compliance
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Überstunden aktiviert | Schaltet die Überstundenerfassung für diesen Vertrag ein oder aus. |
| Beschäftigungsmodell | Wiederverwendbarer Satz erweiterter Regeln für Überstunden, Gleitzeit, Zuschläge, Ruhezeiten und Genehmigungen. Siehe Beschäftigungsmodelle. |
| Feiertagskalender | Der Feiertagskalender, der für diesen Vertrag gilt. Feiertage wirken sich auf Sollstunden, Ruhezeiten und Ersatzruhetage aus. |
| Exempt-Status | Nur für US-Verträge. Kennzeichnet, ob das Mitglied nach den FLSA-Regeln „exempt“ oder „non-exempt“ ist. |
Vertragslebenszyklus
Jeder Vertrag durchläuft die folgenden Status. Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen in der Vertragsliste, um den Status zu ändern.
| Status | Bedeutung | Verfügbare Aktionen |
|---|---|---|
| Entwurf | Erstellt, aber noch nicht in Kraft. Frei bearbeitbar. | Aktivieren |
| Aktiv | Derzeit in Kraft. Abwesenheiten, Überstunden und Compliance werden darauf berechnet. | Aussetzen, Beenden |
| Ausgesetzt | Vorübergehend pausiert (z. B. unbezahlte Freistellung). Berechnungen pausieren in diesem Status. | Reaktivieren, Beenden |
| Beendet | Endgültig beendet. Wird als historischer Datensatz aufbewahrt. | Keine |
Pro Mitglied ist immer nur ein aktiver Vertrag in Kraft. Wenn sich ein Beschäftigungsverhältnis ändert (neue Arbeitszeiten, Rollenwechsel, neues Gehalt), erstellen Sie einen neuen Vertrag und beenden Sie den alten, statt aktive Bedingungen direkt zu bearbeiten.
Feiertagskalender
Ein Feiertagskalender ist die Menge der Feiertage, die für einen Vertrag gelten. Timesheet liefert Feiertagskalender für gängige Länder und Regionen mit, und Organisationen können eigene erstellen.
Im Kalender definierte Feiertage:
- Reduzieren die Sollstunden am Feiertag
- Lösen einen Anspruch auf einen Ersatzruhetag aus, wenn das Mitglied an ihnen arbeitet
- Werden im Kalender hervorgehoben
Feiertagskalender werden unter Organisationen > Ihre Organisation > Feiertagskalender verwaltet.
Einen Vertrag ansehen
Klicken Sie auf einen beliebigen Vertrag in der Liste, um seine Detailansicht zu öffnen. Die Detailseite zeigt jeden Abschnitt des Vertrags in schreibgeschützter Form, dazu den aktuellen Status sowie das verknüpfte Beschäftigungsmodell und den Feiertagskalender.
Verwenden Sie Bearbeiten, um Vertragsfelder zu ändern. Welche Felder bearbeitet werden können, hängt vom Status des Vertrags ab (siehe unten).
Einen Vertrag bearbeiten
Entwurfsverträge können frei bearbeitet werden. Bis Sie sie aktivieren, hängt nichts im System von ihren Werten ab.
Sobald ein Vertrag Aktiv, Ausgesetzt oder Beendet ist, ist die Bearbeitung bewusst eingeschränkt. Nur Felder, die sich nicht auf Urlaubssalden, Überstunden oder die Bezahlung auswirken, können noch direkt geändert werden:
| Immer bearbeitbar | Erfordert einen neuen Vertrag |
|---|---|
| Name | Gültig ab / Gültig bis |
| Land / Region | Arbeitstage, Wochenstunden, Tagesstunden |
| Zeitzone | Pausenregeln und Wochenbeginn |
| Feiertagskalender | Gehaltstyp, -betrag und -währung |
| Urlaubstage jährlich / übertragen | |
| Bezahlte Krankheitstage | |
| Überstunden aktiviert | |
| Beschäftigungsmodell | |
| Exempt-Status |
Der Grund für die Aufteilung ist die Nachvollziehbarkeit. Urlaubssalden, Überstundensummen und Gehaltsberichte werden anhand des gültigen Vertrags berechnet. Ein stilles Überschreiben eines früheren Werts würde es unmöglich machen, historische Berechnungen zu reproduzieren. Ein Vertrag ist eine eingefrorene Momentaufnahme der Beschäftigungsbedingungen für einen Datumsbereich. Wenn sich die Bedingungen ändern, beenden Sie den alten Vertrag und erstellen einen neuen mit den neuen Bedingungen.
Wenn Sie in einem aktiven Vertrag einen Tippfehler entdecken, der keine Berechnungen beeinflusst (z. B. den Vertragsnamen), bearbeiten Sie ihn direkt. Für jede Änderung, die eine Zahl verschieben würde (Stunden, Gehalt, Urlaubsanspruch), erstellen Sie stattdessen einen neuen Vertrag.
Bedingungen ändern: duplizieren und ersetzen
Wenn sich die Bedingungen eines Mitarbeiters während der Beschäftigung ändern müssen (eine Gehaltserhöhung, reduzierte Stunden, ein neues Beschäftigungsmodell), lautet der Ablauf:
- Öffnen Sie den aktuellen Vertrag
- Klicken Sie auf Duplizieren
- Ein neuer Entwurfsvertrag öffnet sich, vorausgefüllt mit allen Feldern aus der Quelle. Das Datum Gültig ab ist leer: Setzen Sie es auf das Datum, an dem die neuen Bedingungen in Kraft treten
- Passen Sie die geänderten Felder an (Stunden, Gehalt, Beschäftigungsmodell usw.)
- Speichern Sie den Entwurf
- Gehen Sie zurück zum alten Vertrag und beenden Sie ihn
- Aktivieren Sie den neuen Vertrag
Zwei aktive oder ausgesetzte Verträge dürfen sich für dasselbe Mitglied nicht überschneiden. Wenn Sie versuchen, einen neuen Vertrag zu aktivieren, während ein anderer noch denselben Datumsbereich abdeckt, wird die Aktivierung blockiert, bis Sie den alten beenden.
Das System bewahrt den alten Vertrag als beendeten Datensatz auf. Seine Werte sind für jeden Saldo, jede Überstundenberechnung und jeden Bericht, der auf diesen Zeitraum verweist, festgeschrieben. Nichts ändert sich rückwirkend.