Rechnungen
Rechnungen machen aus den erfassten Stunden ein PDF, das du deinem Kunden schicken kannst. Der Bereich heißt Rechnungen und enthält im Umschalter oben zwei verwandte Dokumentarten, Arbeitszeittabellen und Arbeitsnachweise.
Rechnungen gehören zum Pro-Plan. Neue Konten haben Pro in den ersten 30 Tagen kostenlos.
Drei Dokumentarten, ein Bereich
Der Umschalter oben wählt die Art, und die Überschrift wechselt mit. Die Namen entsprechen den Reitern der Web-App, dasselbe Dokument heißt also auf beiden Seiten gleich.
Die drei sind verwandt, aber nicht austauschbar, und der Bereich verhält sich entsprechend:
| Rechnungen | Arbeitszeittabellen und Arbeitsnachweise | |
|---|---|---|
| Zweck | bezahlt werden | Leistung belegen |
| Beträge | in der Zeile, summiert in der Leiste | keine |
| Status | Bezahlt / Unbezahlt | Freigegeben / Nicht freigegeben |
| Wischen | als bezahlt markieren, mit Datum und Betrag | freigeben |
| Filter | alle, bezahlt, unbezahlt | alle, freigegeben, nicht freigegeben |
Beim Wechsel der Art wird ein Statusfilter zurückgesetzt, der dort nicht gilt. Ein von den Rechnungen mitgenommenes „unbezahlt" führt also nicht zu einer leeren Liste ohne erkennbaren Grund.
Im Web heißt dieser Ort Dokumente. Auf dem iPhone heißt er Rechnungen, weil
die meisten deswegen kommen. Die Suche im Telefon findet ihn aber auch unter
„Dokumente", und der Link /documents ist unverändert.
Zuerst die Rechnungsdaten hinterlegen
Das PDF druckt genau das, was am Dokument steht. Es gibt keinen Rückgriff auf dein Profil, eine ohne Absenderdaten erstellte Rechnung geht also mit leerem Absenderblock hinaus.
Öffne einmalig Einstellungen → Rechnungsdaten und trage ein:
- Absender: Name oder Firma und bis zu vier Adresszeilen
- Steuer: USt-IdNr., Steuernummer und dein Standard-Steuersatz
- Kleinunternehmer: stellt ohne Umsatzsteuer aus und druckt den Hinweis
- Bankverbindung: IBAN und BIC
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel in Tagen und der Fußtext
Diese Angaben liegen als Dokumentvorlage und werden mit der Web-App geteilt. Was du dort schon eingerichtet hast, wird übernommen. Spätere Änderungen lassen bestehende Rechnungen unberührt, so wie es die Buchhaltung verlangt.
Eine Rechnung erstellen
- Art: Rechnungen, Stunden oder Nachweise.
- Absender: zeigt deine hinterlegten Daten. Fehlen sie, führt die Zeile direkt zur Einrichtung.
- Name: der Titel des Dokuments, zum Beispiel „Webentwicklung März 2026".
- Nummer: Wähle einen Nummernkreis, dann vergibt der Server beim Anlegen die nächste fortlaufende Nummer. Ohne Nummernkreis trägst du sie selbst ein.
- Kunde: Name und Anschrift. Beides wird als Empfängerblock gedruckt.
- Einträge: Wähle die erfassten Einträge aus, aus denen die Rechnung entsteht. Ihre Beschreibungen werden zu den Positionen, die dein Kunde liest.
- Auslagen und Notizen: Einträge mit Auslagen bieten sie hier an. Auslagen fließen in die Zwischensumme ein.
- Beträge: Zwischensumme, Steuersatz und Gesamt. Die Zwischensumme folgt den gewählten Einträgen und lässt sich überschreiben.
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel in Tagen, das daraus berechnete Fälligkeitsdatum und der Bedingungstext.
- E-Rechnung: normales PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
Einträge, die schon auf einem anderen Dokument stehen, tragen in der Auswahl die Marke Abgerechnet, und das Formular warnt, wenn die Auswahl solche enthält. Mit dem Statusfilter Nicht abgerechnet blendest du sie ganz aus.
Einträge ohne Stundensatz
Haben die gewählten Einträge keinen Stundensatz, bleibt die Zwischensumme auf null und das Formular sagt es dir. Hinterlege den Einträgen einen Satz oder trage die Summe selbst ein.
E-Rechnung
Geschäfts- und Behördenkunden verlangen zunehmend eine maschinenlesbare Rechnung. Wähle ZUGFeRD oder XRechnung, dann enthält das PDF die Rechnung zusätzlich als eingebettetes XML.
Eine E-Rechnung braucht Rechnungsnummer, Absendername, Kundenname und einen Betrag über null. Fehlt etwas, listet das Formular es auf, statt das PDF still als gewöhnliches hinausgehen zu lassen.
Versenden und nachhalten
- PDF teilen übergibt die Datei an Mail, Nachrichten oder eine andere App. Direkt nach dem Anlegen bietet die App diesen Schritt von sich aus an.
- PDF ansehen öffnet eine Vorschau.
- Wischen markiert eine Rechnung als bezahlt und fragt nach Datum und Betrag. Bei Arbeitszeittabellen und Arbeitsnachweisen gibt dieselbe Geste frei.
- Über Wischen oder das Kontextmenü lässt sich ein Dokument bearbeiten oder löschen.
- Die Suche geht über Name, Kunde, Beschreibung und Rechnungsnummer.
Was im Web bleibt
Vorlagen mit eigenen Spaltenüberschriften, Logo, QR-Code, Rabatte, zweiter Steuersatz, Behördenrechnungen und die Organisationszuweisung liegen in der Web-App. Das Formular verlinkt dorthin unter Mehr Optionen im Web.